¿Listo para una Fiscalización? Esto exige la Ley Karin

Si eres empleador, no es novedad que el cumplimiento normativo puede ser un desafío constante. Con la entrada en vigor de la Ley Karin (Ley 21.643), la presión aumenta, sobre todo en temas de prevención del acoso laboral, sexual y la violencia en el trabajo. La Dirección del Trabajo (DT) ha intensificado su fiscalización, y más allá de conocer la ley, lo verdaderamente crítico es que tu empresa esté preparada para demostrar el cumplimiento.

Si no tienes al día los documentos que exige la Ley Karin, te expones a sanciones que pueden impactar tanto la estabilidad de tu negocio como la seguridad de tus trabajadores.

Aquí te mostramos los documentos laborales esenciales que necesitarás para enfrentar cualquier inspección.

Protocolo de Prevención del Acoso Sexual, Laboral y Violencia en el Trabajo

Este es un pilar fundamental de la Ley Karin. Este documento establece las medidas necesarias para prevenir cualquier conducta de acoso o violencia en el ámbito laboral. Debe estar implementado, actualizado y accesible para todos los trabajadores, ya que deberá formar parte del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad (RIHS) correctamente indexado.

Además, es crucial que cada trabajador esté informado sobre este protocolo, comprenda su contenido y sepa cómo utilizarlo en caso necesario. Mantener este protocolo actualizado demuestra tu compromiso con un entorno laboral seguro, reflejando que mantienes una actitud preventiva y proactiva frente a tus trabajadores.

Protocolo de Investigación y Sanción del Acoso Sexual, Laboral y Violencia en el Trabajo

Este Protocolo define el proceso para investigar y sancionar las denuncias de acoso y violencia en el trabajo.

Al igual que el protocolo de prevención, debe ser parte integral del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad (RIHS), y entregado a todos los trabajadores. Asegúrate de que cada uno de tus trabajadores estén al tanto de este protocolo, comprenda su funcionamiento y sepa cómo proceder en caso de denuncia.

Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad (RIHS)

El RIHS debe ser un documento vivo dentro de tu empresa. Con la entrada en vigencia de la Ley Karin, este reglamento debe incluir políticas específicas relacionadas con la prevención e investigación de las denuncias de acoso y violencia en el trabajo.

Es fundamental que el RIHS sea actualizado para reflejar los nuevos requerimientos legales y que esté debidamente registrado ante la DT. Además, todos tus trabajadores deben recibir una copia y firmar un acuse de recibo, lo que asegurará que están al tanto de las normativas internas.

Registro de Capacitación

Uno de los requisitos más importantes es la capacitación constante de los trabajadores en temas relacionados con la prevención del acoso y la violencia en el trabajo.

La Ley Karin establece que todas las empresas deben capacitar a sus trabajadores en estos temas, y mantener un registro detallado de estas capacitaciones.

Este registro debe incluir las fechas de las sesiones, los temas abordados y la lista de participantes. Es un documento clave para demostrar que tu empresa no solo está cumpliendo con la ley, sino que también está comprometida con la educación y la sensibilización de sus trabajadores.

Registro de Denuncias y Procedimientos de Investigación

La transparencia y la confidencialidad son aspectos críticos en el manejo de denuncias por acoso o violencia laboral, por lo que la empresa debe contar con un registro detallado de todas las denuncias recibidas, los procedimientos de investigación llevados a cabo y las medidas adoptadas como resultado de dichas investigaciones.

Este registro no solo debe estar completo y actualizado, sino que también debe garantizar la confidencialidad de los involucrados y el cumplimiento de los plazos legales establecidos para cada etapa del proceso.

Un manejo adecuado de este registro es vital para evitar posibles sanciones durante una fiscalización.

Contratos de Trabajo Actualizados

Los contratos de trabajo son el documento base de la relación laboral y deben reflejar cualquier modificación relacionada con las políticas de prevención del acoso que la Ley Karin exige. Es recomendable que revises todos los contratos de trabajo de tus trabajadores y te asegures de que estén actualizados conforme a la normativa vigente.

Esto incluye la inclusión de cláusulas específicas que aborden la prevención del acoso y la violencia en el trabajo. Tener los contratos en orden es fundamental no solo para cumplir con la ley, sino también para proteger a la empresa ante cualquier fiscalización.

Documentación de las Comunicaciones Internas

Es crucial que documentes todas las comunicaciones internas relacionadas con la implementación de la Ley Karin. Esto incluye circulares, correos electrónicos u otras notificaciones que hayas enviado a tus trabajadores para informarles sobre el protocolo de prevención, las capacitaciones y cualquier otra medida relacionada con la ley. Tener esta documentación organizada y accesible no solo facilitará el proceso de fiscalización, sino que también demostrará que la empresa ha sido proactiva en la difusión y cumplimiento de la normativa.

Documentación laboral esencial durante un proceso de fiscalización

La fiscalización laboral no se limita solo a la Ley Karin; también abarca otros aspectos del cumplimiento de obligaciones legales de la empresa. Esto incluye la verificación del pago de cotizaciones, el otorgamiento de vacaciones y la provisión de otros beneficios laborales establecidos por ley.

Además, en el proceso de investigación de una denuncia, la DT podrá verificar si se cumplió con la Obligación de Informar los riesgos laborales y la presentación de la Denuncia Individual de Enfermedad Profesional (DIEP).

Es crucial recordar que los trabajadores denunciantes deben ser derivados, inmediatamente, por el empleador al organismo administrador. Esto permite adoptar medidas de resguardo necesarias, como la separación de espacios físicos, la redistribución del tiempo de jornada y la provisión de atención psicológica temprana al denunciante. Estas medidas deben notificarse de inmediato a todos los involucrados. La notificación debe realizarse por escrito, según lo establecido en el artículo 508 del Código del Trabajo, es decir, de forma personal, por carta certificada o por medio electrónico fidedigno.

La Importancia de Cumplir con la Ley Karin

Como empleador, prepararte para una fiscalización de la DT no es solo una obligación legal, sino también una oportunidad de demostrar el compromiso de tu empresa con la integridad y el bienestar de tus trabajadores. Mantener al día la documentación mencionada te permitirá cumplir con la ley y fortalecer la confianza y relación con tu equipo.

La prevención y el manejo adecuado de situaciones de acoso y violencia laboral son esenciales para construir un ambiente laboral saludable y productivo. Además, otras infracciones relacionadas con la falta de documentación pueden agravar la situación legal de la empresa durante una fiscalización.

Entendemos que navegar por estos requisitos legales puede ser desafiante, por lo que estamos aquí para ayudarte.

Contamos con un equipo experto en derecho laboral, listas para asesorarte en la elaboración y actualización de los protocolos, reglamentos y contratos necesarios, asegurando que tu empresa esté en plena conformidad con la legislación vigente.

No permitas que las inspecciones de la Dirección del Trabajo te tomen desprevenido; contáctanos hoy mismo para garantizar la protección legal de tu negocio y la seguridad de tus trabajadores.